POLÍTICA DE PRIVACIDAD — KINPROOF

Esta Política de Privacidad explica cómo KinProof recopila, utiliza, almacena, comparte y protege los datos personales.

Índice

• 1. Quiénes somos
• 2. A quién se aplica esta Política
• 3. Categorías de datos que podemos tratar
• 4. Fuentes de los datos
• 5. Finalidades y bases legales
•    5.10 Teléfono y consentimiento para WhatsApp
•    5.11 Tratamiento de datos personales sensibles
•    5.12 Interés legítimo para datos personales no sensibles
• 6. Uso de inteligencia artificial
• 7. Datos de terceros contenidos en los archivos subidos
• 8. Rol de KinProof en el tratamiento
• 9. Sin cruce de datos entre usuarios en esta fase inicial
• 10. Compartición de datos
• 11. Transferencias internacionales
• 12. Retención y eliminación
• 13. Seguridad
• 14. Incidentes de seguridad
• 15. Derechos del titular de los datos
• 16. Derechos adicionales para residentes del EEE/UE, Reino Unido y Suiza
• 17. Derechos adicionales para residentes de California
• 18. Cookies
• 19. Niños y menores de edad
• 20. Cambios en esta Política
• 21. Contacto y reclamaciones

1. Quiénes somos

KinProof es operado por TI Especialistas LTDA, registrada con CNPJ nº 59.203.644/0001-20, con sede en Rua Major Clarindo Fundão, Praia do Canto — Vitória / ES, Brasil.

Contacto de privacidad / Delegado de Protección de Datos (DPO): [email protected]

2. A quién se aplica esta Política

Esta Política se aplica a visitantes del sitio web, usuarios registrados, leads, clientes, socios y demás personas cuyos datos personales sean tratados en el contexto de las operaciones de KinProof.

3. Categorías de datos que podemos tratar

Dependiendo de cómo utilice KinProof, podemos tratar:

1. datos de identificación — como nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono y datos de la cuenta;
2. datos de autenticación y seguridad — como registros de actividad, dirección IP, identificadores de sesión, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso;
3. datos de navegación y uso — como páginas visitadas, interacciones con la plataforma, preferencias y métricas de uso;
4. datos de contacto y soporte — como mensajes, solicitudes comerciales y comunicaciones de atención al cliente;
5. documentos y contenidos subidos — como imágenes, PDFs, textos, certificados, registros parroquiales, documentos de inmigración y materiales relacionados;
6. datos personales contenidos en los documentos subidos — incluidos datos de familiares y terceros presentes en los materiales enviados;
7. datos de facturación y pagos, cuando proceda — incluidos identificadores de transacción, estado del pago, facturas, recibos, historial de compras, contracargos, impuestos y metadatos necesarios para el procesamiento de pagos; KinProof no almacena datos completos de tarjeta; si el usuario opta por guardar un método de pago en el checkout, esa información es almacenada y gestionada por Paddle, no por KinProof;
8. registros y metadatos de procesamiento — como registros técnicos de uso de la plataforma, procesamiento de archivos, auditoría, prevención del fraude, seguridad y rendimiento de los recursos disponibles.

El número de teléfono (apartado a anterior) es un dato opcional: solo se recopila si usted decide facilitarlo durante el registro o en su perfil de cuenta. El consentimiento para comunicaciones vía WhatsApp es un paso adicional e igualmente opcional, otorgado de forma separada, y puede revocarse en cualquier momento desde el perfil de la cuenta. En esta fase, KinProof no envía mensajes a través de WhatsApp.

Algunos documentos históricos pueden contener datos personales sensibles o información de naturaleza potencialmente sensible, como datos sobre religión, origen étnico, salud, filiación u otras categorías protegidas por la legislación aplicable. Cuando esto ocurra, KinProof tratará dicha información solo en la medida estrictamente necesaria para los fines legítimos y permitidos por la legislación aplicable.

4. Fuentes de los datos

Los datos personales pueden obtenerse:

1. directamente de usted, cuando crea una cuenta, utiliza la plataforma o se pone en contacto con nosotros;
2. a partir de los documentos y materiales que usted sube;
3. de forma automática, a través de registros de actividad, cookies y tecnologías similares;
4. de proveedores de servicios y socios necesarios para la operación del servicio, cuando corresponda.

5. Finalidades y bases legales

Tratamos datos personales para las finalidades que se indican a continuación, de conformidad con la legislación aplicable:

5.1 Crear, gestionar y proteger cuentas de usuario

Base legal típica: ejecución de un contrato; medidas precontractuales; interés legítimo en la seguridad de la cuenta.

5.2 Prestar el servicio solicitado

Incluye recibir documentos, procesarlos, organizarlos, generar transcripciones, estructurar la información y poner los resultados a disposición del usuario dentro de su cuenta.

Base legal típica: ejecución de un contrato.

5.3 Seguridad, prevención del fraude e integridad de la plataforma

Incluye monitoreo técnico, registros de actividad, bloqueo de abusos e investigación de usos indebidos.

Base legal típica: interés legítimo; cumplimiento de una obligación legal; ejercicio de derechos legales.

5.4 Soporte, atención al cliente y comunicaciones operativas

Base legal típica: ejecución de un contrato; interés legítimo.

5.5 Cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias

Base legal típica: obligación legal o reglamentaria.

5.6 Defensa en procedimientos, auditorías y ejercicio de derechos legales

Base legal típica: ejercicio de derechos legales.

5.7 Mejora del rendimiento, estabilidad, seguridad y usabilidad de la plataforma

Base legal típica: interés legítimo, sujeto a necesidad, proporcionalidad y derechos del titular de los datos.

5.8 Marketing y comunicaciones promocionales

Base legal típica: consentimiento, cuando sea requerido, o interés legítimo cuando lo permita la legislación aplicable.

5.9 Cookies y tecnologías no esenciales

Base legal típica: consentimiento, cuando sea requerido.

5.10 Teléfono y consentimiento para WhatsApp

KinProof podrá recopilar el número de teléfono del usuario, cuando este lo facilite voluntariamente, para las siguientes finalidades:

1. contacto operativo relacionado con la cuenta o el servicio, cuando sea necesario;
2. comunicaciones vía WhatsApp, exclusivamente cuando el usuario otorgue un consentimiento expreso y separado para esa finalidad.

Base legal típica: consentimiento (para comunicaciones vía WhatsApp); ejecución de un contrato o interés legítimo (para contacto operativo, cuando corresponda).

El consentimiento para WhatsApp es opcional, puede revocarse en cualquier momento desde el perfil de la cuenta y no es un requisito para utilizar la plataforma. La revocación no afecta a la validez del tratamiento ya realizado. En esta fase, KinProof no envía mensajes a través de WhatsApp. El número de teléfono no se comparte con terceros con fines de marketing ni se utiliza para enviar mensajes automatizados sin consentimiento previo.

5.11 Tratamiento de datos personales sensibles

Algunos documentos subidos a KinProof pueden contener datos personales sensibles o categorías especiales de datos, incluida información sobre religión, origen étnico, salud, filiación u otra información protegida por la legislación aplicable.

KinProof tratará dichos datos únicamente cuando exista un fundamento jurídico específico y adecuado para ello, limitado a los fines estrictamente necesarios para:

1. la prestación del servicio solicitado por el usuario;
2. el cumplimiento de una obligación legal o reglamentaria;
3. el ejercicio de derechos legales en procedimientos judiciales, administrativos o arbitrales;
4. la protección de la seguridad de la plataforma y la prevención del fraude, cuando sea jurídicamente procedente y dentro de los límites de la legislación aplicable;
5. otras situaciones expresamente permitidas por la legislación aplicable.

Cuando sea aplicable la LGPD, KinProof no utilizará el interés legítimo como base legal para el tratamiento de datos personales sensibles, observando las hipótesis legales específicas previstas para este tipo de datos.

Cuando sea aplicable el GDPR, además de una base legal del artículo 6, KinProof solo tratará categorías especiales de datos personales cuando se aplique al menos una de las condiciones del artículo 9, como el consentimiento explícito del titular de los datos, la necesidad para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, u otra situación expresamente permitida por la legislación aplicable.

KinProof no utiliza datos personales sensibles para marketing, publicidad conductual, elaboración de perfiles comerciales ni para entrenar modelos generales de inteligencia artificial, en esta fase inicial del producto.

5.12 Interés legítimo para datos personales no sensibles

Respecto de los datos personales que no sean sensibles, KinProof podrá apoyarse en el interés legítimo como base legal para finalidades compatibles con la operación segura y eficiente de la plataforma, como seguridad, prevención del fraude, estabilidad, mejora técnica y comunicaciones estrictamente relacionadas con el servicio, siempre observando la necesidad, la proporcionalidad y los derechos del titular de los datos.

KinProof no utilizará el interés legítimo como base legal para el tratamiento de datos personales sensibles.

Cuando corresponda, el titular de los datos podrá oponerse a tratamientos basados en interés legítimo, de conformidad con la legislación aplicable.

6. Uso de inteligencia artificial

KinProof utiliza recursos de inteligencia artificial y automatización para asistir en el procesamiento y la organización de los documentos subidos.

En esta fase inicial:

1. no utilizamos los documentos subidos por los usuarios para entrenar modelos generales de terceros;
2. no utilizamos los documentos subidos por los usuarios para entrenar modelos generales propios;
3. no utilizamos los documentos o datos subidos para cruce entre cuentas, descubrimiento de parentesco entre usuarios, elaboración de perfiles entre usuarios ni entrenamiento de mecanismos que permitan identificar relaciones familiares entre cuentas distintas.

Si esto cambia en el futuro, KinProof actualizará esta Política y adoptará, cuando sea necesario, mecanismos específicos de información y consentimiento.

No utilizamos decisiones basadas exclusivamente en tratamiento automatizado con efectos jurídicos o equivalentes sobre la base de los documentos subidos. Los resultados son instrumentos de apoyo y deben someterse a revisión humana cuando sean relevantes.

7. Datos de terceros contenidos en los archivos subidos

Dado que KinProof analiza documentos genealógicos, históricos y familiares, los materiales que usted suba pueden contener datos personales de terceros.

En tales casos:

1. usted declara tener legitimidad, autorización o fundamento jurídico adecuado para dicha carga;
2. KinProof tratará esos materiales en el contexto de la prestación del servicio, la seguridad, el soporte, la prevención del fraude, el cumplimiento legal y el ejercicio de derechos legales;
3. KinProof podrá restringir, rechazar o eliminar materiales subidos que incumplan la ley, estos documentos o los derechos de terceros.

8. Rol de KinProof en el tratamiento

Dependiendo del contexto, KinProof podrá actuar:

1. como responsable del tratamiento para sus propios fines, como seguridad, prevención del fraude, atención al cliente, mejora del servicio, cumplimiento legal y ejercicio de derechos legales;
2. como encargado del tratamiento respecto de ciertas actividades realizadas por cuenta del usuario o cliente, cuando esta calificación sea jurídicamente aplicable.

Esta distinción puede variar según el modelo de uso, el tipo de cuenta, el acuerdo contractual y la legislación aplicable.

9. Sin cruce de datos entre usuarios en esta fase inicial

En esta fase inicial de KinProof:

1. no realizamos cruces entre usuarios para descubrir parientes;
2. no compartimos los documentos de un usuario con otro usuario;
3. no mantenemos funcionalidades colaborativas de emparejamiento entre cuentas;
4. no utilizamos los documentos o datos subidos para análisis internos que permitan identificar relaciones familiares entre cuentas distintas.

10. Compartición de datos

KinProof podrá compartir datos personales, en la medida necesaria, con:

1. proveedores de alojamiento, almacenamiento, seguridad, autenticación, monitoreo, comunicaciones y soporte;
2. operadores y proveedores de infraestructura tecnológica;
3. proveedores de servicios de procesamiento automatizado, reconocimiento de texto, inteligencia artificial y herramientas relacionadas, cuando se utilicen para la ejecución del servicio;
4. procesadores de pagos y facturación, cuando proceda — KinProof utiliza Paddle como procesador de pagos y Merchant of Record; KinProof no recopila, almacena ni procesa datos completos de tarjetas de crédito o débito; los webhooks de Paddle se utilizan para confirmar pagos, actualizar el saldo de la cartera global de créditos del usuario, procesar suscripciones, reembolsos y otros eventos relacionados; si el usuario opta por guardar un método de pago en el checkout, esa información es almacenada y gestionada por Paddle;
5. autoridades públicas, reguladoras o judiciales, cuando exista una obligación legal o una solicitud válida;
6. abogados, auditores, consultores y socios sujetos a obligaciones de confidencialidad.

Actualmente, KinProof no vende ni comparte datos personales de manera que constituya una "venta" o "compartición" conforme a la legislación aplicable de California. Si esto cambia en el futuro, actualizaremos esta Política y pondremos a disposición los mecanismos necesarios, incluidos los formularios o enlaces de exclusión voluntaria exigidos por ley.

11. Transferencias internacionales

Dada la naturaleza digital del servicio, los datos pueden ser procesados en servidores, por proveedores o por socios ubicados fuera del país de residencia del usuario, incluso en Brasil, los Estados Unidos, el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido y otras jurisdicciones.

Cuando sea necesario, KinProof buscará implementar las salvaguardias adecuadas para las transferencias internacionales, como cláusulas contractuales, medidas técnicas y organizativas, evaluaciones de riesgo y otros mecanismos exigidos por la legislación aplicable.

12. Retención y eliminación

Los datos personales y los documentos se almacenarán solo durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta Política y según lo exija la legislación aplicable.

12.1 Períodos de retención orientativos

• Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa y por hasta 180 días después de su cierre, salvo que exista una obligación legal, disputa o solicitud legítima pendiente;
• Documentos subidos: mientras sean necesarios para la prestación del servicio y, tras el cierre de la cuenta, por hasta 90 días, salvo obligación legal, fraude, seguridad, litigio o solicitud legítima de conservación;
• Registros de seguridad y acceso: por hasta 6 meses o durante el período legal aplicable;
• Registros de soporte: por hasta 24 meses tras el fin de la interacción de atención;
• Datos de facturación y fiscales: durante el período exigido por la legislación contable, fiscal y reglamentaria aplicable;
• Registros de ledger, transacciones, facturas, consentimientos y auditoría: durante el tiempo necesario para el cumplimiento legal, la prevención del fraude, la auditoría financiera, la resolución de disputas y el ejercicio de derechos legales;
• Copias de seguridad: de acuerdo con un ciclo técnico de retención de hasta 90 días, salvo obligación legal o recuperación ante incidentes.

Una vez transcurrido el período aplicable, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, bloqueados o conservados de forma restringida cuando sea necesario para el cumplimiento legal, la seguridad, la prevención del fraude o el ejercicio de derechos legales.

13. Seguridad

KinProof implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la destrucción, la pérdida, la alteración, la divulgación o el tratamiento indebido.

Dichas medidas pueden incluir controles de acceso, segregación lógica, cifrado en tránsito, monitoreo, políticas internas, registro de eventos, seudonimización cuando proceda y revisión de proveedores, en proporción a la naturaleza del tratamiento.

Ningún sistema está completamente libre de riesgo. Por ello, si bien adoptamos medidas apropiadas a la naturaleza del servicio, no podemos garantizar una seguridad absoluta.

14. Incidentes de seguridad

Cuando la legislación aplicable lo exija, KinProof adoptará medidas para evaluar, responder y notificar a los titulares de los datos y a las autoridades competentes sobre incidentes de seguridad y violaciones de datos personales, en un plazo compatible con la legislación aplicable e indicando, cuando sea posible, las medidas adoptadas para la contención, mitigación y protección de los afectados.

15. Derechos del titular de los datos

En la medida prevista por la legislación aplicable, usted podrá solicitar:

1. confirmación de la existencia del tratamiento;
2. acceso a los datos personales;
3. rectificación de datos incompletos, inexactos o desactualizados;
4. anonimización, bloqueo o eliminación, cuando proceda;
5. portabilidad, cuando corresponda;
6. información sobre las comparticiones de datos;
7. revocación del consentimiento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento;
8. oposición a determinados tratamientos, cuando proceda;
9. revisión de decisiones automatizadas, cuando la legislación aplicable lo exija.

Las solicitudes pueden enviarse a: [email protected]

16. Derechos adicionales para residentes del EEE/UE, Reino Unido y Suiza

Si se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, podrá tener derechos adicionales conforme a la legislación aplicable, incluyendo:

1. acceso a los datos personales;
2. rectificación de datos inexactos;
3. supresión, cuando proceda;
4. limitación del tratamiento;
5. oposición a determinados tratamientos;
6. portabilidad, cuando corresponda;
7. presentación de una reclamación ante la autoridad supervisora competente.

Las solicitudes podrán realizarse a través del mismo canal indicado en esta Política: [email protected]

KinProof procurará responder a las solicitudes sin demora injustificada y, por regla general, en un plazo máximo de 1 (un) mes, que podrá prorrogarse en los casos permitidos por la legislación aplicable, con notificación al titular de los datos.

Cuando los datos personales no hayan sido obtenidos directamente del titular, sino que estén contenidos en documentos subidos por otro usuario, KinProof evaluará la forma adecuada de proporcionar la información legalmente requerida, teniendo en cuenta la legislación aplicable, la viabilidad operativa y los derechos de terceros.

Actualmente, KinProof no mantiene un representante establecido en la Unión Europea. Si esto cambia, esta Política se actualizará para reflejar los datos del representante, cuando así lo exija la legislación aplicable.

17. Derechos adicionales para residentes de California

Si es residente de California, podrá tener derechos adicionales conforme a la legislación aplicable, incluyendo el derecho a:

1. saber qué categorías de datos personales recopilamos;
2. saber las fuentes de esa información;
3. saber los fines de la recopilación, el uso y la divulgación;
4. solicitar acceso, corrección y eliminación, cuando proceda;
5. no ser objeto de discriminación por ejercer sus derechos de privacidad.

Las solicitudes podrán realizarse a través de [email protected] y, cuando esté disponible, mediante un formulario dedicado en la plataforma.

KinProof procurará acusar recibo de las solicitudes en un plazo razonable y responder sustancialmente en un plazo de 45 (cuarenta y cinco) días naturales, prorrogables según lo permita la legislación aplicable.

Actualmente, KinProof no vende ni comparte datos personales de manera que constituya una "venta" o "compartición" conforme a la legislación aplicable de California. Si esto cambia en el futuro, actualizaremos esta Política y pondremos a disposición los mecanismos necesarios, incluidos los formularios o enlaces de exclusión voluntaria exigidos por ley.

17.1 Resumen para residentes de California

Si en el futuro se produce un cambio de alcance que implique venta, compartición, uso más amplio de datos personales sensibles o mecanismos adicionales de exclusión voluntaria exigidos por ley, KinProof actualizará esta Política y la interfaz aplicable, incluidos los formularios, enlaces, banners o señales de preferencia que se vuelvan obligatorios.

18. Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares se describe en un documento separado: Política de Cookies.

19. Niños y menores de edad

KinProof no está destinado al registro directo de niños. El proceso de registro podrá incluir confirmación de edad.

Cuando los documentos familiares que usted suba contengan datos de menores, dicho tratamiento se llevará a cabo solo en la medida necesaria para la prestación del servicio, la seguridad, la prevención del fraude, el cumplimiento legal y el ejercicio de derechos legales.

Si identificamos una cuenta creada por un menor sin una base legal adecuada, podremos restringir o cerrar la cuenta y eliminar, bloquear o conservar los datos bajo retención restringida, según lo exija la legislación aplicable.

20. Cambios en esta Política

Esta Política podrá actualizarse para reflejar cambios legales, reglamentarios, operativos o tecnológicos. La versión vigente estará siempre disponible con la fecha de actualización correspondiente.

21. Contacto y reclamaciones

Empresa: TI Especialistas LTDA

Correo electrónico de privacidad / DPO: [email protected]

Dirección: Rua Major Clarindo Fundão, Praia do Canto — Vitória / ES, Brasil

Si se encuentra en Brasil, podrá buscar información ante la autoridad competente de protección de datos, cuando corresponda. Si se encuentra en el EEE/UE, el Reino Unido o Suiza, podrá dirigirse a la autoridad supervisora competente de su jurisdicción.