AVISO Y ACEPTACIÓN DE CARGA DE DOCUMENTOS Y TRATAMIENTO DE DATOS DE TERCEROS — KINPROOF

1. Finalidad de este aviso

Este Aviso regula el envío de documentos a KinProof y el tratamiento de los datos personales contenidos en esos materiales, especialmente cuando involucren a familiares, ascendientes, descendientes, cónyuges, colaterales, personas fallecidas o terceros relacionados con registros históricos, civiles, religiosos, migratorios o familiares.

2. Naturaleza del servicio

KinProof utiliza recursos computacionales e inteligencia artificial para asistir en la lectura, organización, estructuración y análisis de los materiales que usted sube.

Los resultados generados pueden incluir extracciones de texto, organización de información, identificación de nombres, fechas, lugares, eventos y posibles relaciones familiares. Dichos resultados no constituyen, por sí mismos, prueba jurídica definitiva.

3. Declaraciones del usuario

Al subir documentos, usted declara, bajo su responsabilidad, que:

1. dispone de legitimidad, autorización, fundamento legal o interés jurídicamente sostenible para la carga;
2. no utilizará la plataforma para fraude documental, falsedad ideológica, simulación de parentesco, ocultación de origen, manipulación indebida de registros ni ninguna finalidad ilícita;
3. entiende que los documentos pueden contener datos personales de terceros;
4. entiende que KinProof tratará esos materiales únicamente en el contexto de la prestación del servicio, la seguridad, el soporte, la prevención del fraude, el cumplimiento legal y el ejercicio de derechos legales.

4. Tipos de materiales incluidos

Este Aviso se aplica, entre otros, a:

1. certificados de nacimiento, matrimonio y defunción;
2. registros parroquiales;
3. documentos de inmigración, listas de pasajeros y registros consulares;
4. fotografías de libros, manuscritos y páginas antiguas;
5. árboles genealógicos, informes y anotaciones familiares;
6. cualquier archivo que contenga datos personales relacionados con el objeto del servicio.

5. Datos sensibles e información delicada

Algunos documentos pueden contener datos personales sensibles o información potencialmente delicada, incluidos datos sobre religión, origen étnico, salud, filiación, nacimiento, matrimonio, fallecimiento y otras circunstancias personales o familiares.

KinProof tratará dicha información solo en la medida estrictamente necesaria para la prestación del servicio, la seguridad, la prevención del fraude, el cumplimiento legal y el ejercicio de derechos legales, de conformidad con la legislación aplicable.

Cuando los documentos involucren a personas fallecidas, el usuario declara que la carga y el tratamiento de esos materiales respetan la memoria, la privacidad familiar y los posibles derechos ejercidos por los herederos o sucesores, en la medida prevista por la legislación aplicable.

Cuando sea jurídicamente procedente, KinProof podrá considerar solicitudes de familiares o sucesores para limitar o eliminar determinados datos relativos a personas fallecidas, teniendo en cuenta los derechos de otros usuarios y los requisitos legales aplicables.

6. Límites del servicio

Usted reconoce que:

1. la plataforma no garantiza la veracidad material de los documentos subidos;
2. la plataforma no autentica oficialmente los documentos;
3. los resultados automatizados pueden contener errores;
4. toda conclusión relevante debe ser validada mediante revisión humana y, cuando corresponda, con el apoyo de un profesional especializado.

7. Sin cruce entre usuarios y sin entrenamiento oculto

En esta fase inicial:

1. KinProof no comparte sus documentos con otros usuarios;
2. KinProof no utiliza los materiales subidos para cruce entre cuentas con el fin de encontrar parientes;
3. KinProof no utiliza los materiales subidos para entrenar modelos generales, ya sean propios o de terceros;
4. KinProof no utiliza los documentos o datos subidos para análisis internos que permitan identificar relaciones familiares entre cuentas distintas.

8. Retención y uso de los documentos

Los documentos subidos podrán almacenarse y procesarse durante el tiempo necesario para:

1. prestar el servicio solicitado;
2. permitir soporte y atención al cliente;
3. reforzar la seguridad;
4. prevenir el fraude;
5. cumplir obligaciones legales y reglamentarias;
6. conservar evidencias para la defensa en procedimientos;
7. ejercer derechos legales.

Los períodos de retención orientativos están descritos en la Política de Privacidad.

KinProof podrá aplicar anonimización o seudonimización a determinados datos o registros técnicos, cuando corresponda, con fines de seguridad, estadística agregada, auditoría interna y mitigación de riesgos, quedando prohibido el uso de dicha información para una reidentificación indebida o el emparejamiento entre cuentas en esta fase inicial.

9. Prohibición de materiales ilícitos o fraudulentos

Está prohibido subir:

1. documentos falsificados, alterados o manipulados con intención fraudulenta;
2. materiales obtenidos mediante acceso no autorizado, violación de la confidencialidad o incumplimiento de una obligación legal;
3. contenido ilícito, abusivo, ofensivo o malicioso;
4. archivos destinados a comprometer la seguridad de la plataforma.

KinProof podrá emplear tecnologías y procesos para detectar y prevenir el fraude documental, el abuso o el uso indebido de la plataforma, reservándose el derecho de investigar, suspender, cerrar cuentas y adoptar las medidas legales correspondientes.

10. Responsabilidad por datos de terceros

Cuando usted suba documentos que contengan datos personales de terceros, seguirá siendo responsable de garantizar que dicha carga tiene un fundamento adecuado y compatible con la legislación aplicable.

KinProof podrá solicitar información adicional, restringir el procesamiento, eliminar materiales o suspender la cuenta si existe duda razonable sobre la legitimidad de la carga.

11. Canal para terceros

Si un tercero identifica sus datos personales en materiales tratados en el contexto de la plataforma y considera que tiene un motivo legítimo para cuestionar ese tratamiento, podrá ponerse en contacto a través del canal de privacidad indicado en la Política de Privacidad.

En tales casos, KinProof podrá, según la naturaleza de la solicitud y la legislación aplicable:

1. restringir temporalmente el acceso al material;
2. solicitar aclaraciones o comprobantes al usuario que realizó la carga;
3. evaluar la eliminación, anonimización o bloqueo de determinados datos;
4. conservar los elementos necesarios para el cumplimiento legal, la seguridad y el ejercicio de derechos legales.

KinProof procurará equilibrar los derechos del reclamante, del usuario responsable de la carga y los requisitos legales aplicables.

12. Aceptación obligatoria para carga y análisis

El envío de documentos y el uso de las funcionalidades de carga, procesamiento y análisis requieren su aceptación expresa de este Aviso.

Sin esta aceptación, KinProof no habilitará las funcionalidades de carga y análisis documental.

13. Contacto

Correo electrónico: [email protected]

Canal jurídico / privacidad: [email protected]